Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

GFNI, een eenmanszaak die MelonCactus exploiteert, is verwerkingsverantwoordelijke voor de website, zakelijke contacten en eigen opdrachtadministratie (KvK-nummer 93879695; btw-id NL003451568B17). Bij onderzoek in opdracht bepalen wij onze rol per opdracht. Ons bedrijfsadres is Ans van den Berglaan 68, 7545 RV Enschede. Voor vragen of privacyverzoeken mailt u contact@meloncactus.com of belt u 0622328034.

Aanvragen en zakelijke correspondentie

Het formulier vraagt uw naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf en functie of rol, de beslissing en het onderzoeksobject, en de gewenste termijn. Opdrachtniveau, geografisch gebied, budget, aanvullende context en het verzoek om een geheimhoudingsovereenkomst te bespreken zijn optioneel. Wij gebruiken deze gegevens en verdere zakelijke correspondentie om uw vraag te beoordelen en te beantwoorden, eventueel een voorstel te doen en met u te communiceren. Een aanvraag is nog geen aanvaarde opdracht; een NDA-verzoek vormt nog geen overeenkomst. Stuur in het eerste formulier geen vertrouwelijke documenten, wachtwoorden of andere toegangsgegevens, onrechtmatig verkregen materiaal, bijzondere categorieën persoonsgegevens of meer persoonsgegevens dan nodig is.

Als u zelf als natuurlijk persoon een overeenkomst aanvraagt of sluit, verwerken wij de daarvoor noodzakelijke gegevens voor stappen op uw verzoek vóór de overeenkomst of voor de uitvoering ervan. Voor medewerkers en andere contactpersonen die namens een bedrijf handelen, gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen en correspondentie te behandelen. Wij beperken dit tot relevante gegevens, gebruiken het formulier niet voor een marketinginschrijving en respecteren uw recht van bezwaar.

Opdrachten en onderzoek in openbare bronnen

Bij een overeengekomen opdracht gebruiken wij contact-, project- en factuurgegevens voor uitvoering en administratie. Voor een individuele opdrachtgever kan uitvoering van de overeenkomst de grondslag zijn; voor vertegenwoordigers van een bedrijf gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang bij die zakelijke uitvoering. Voor noodzakelijke financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting. Onderzoek kan persoonsgegevens uit rechtmatig toegankelijke openbare bronnen omvatten. Ook openbare gegevens blijven persoonsgegevens. Per opdracht bepalen wij onze rol en beoordelen wij de noodzaak, evenredigheid, professionele relevantie, bronbetrouwbaarheid en informatieplichten voor indirect verkregen gegevens. Afhankelijk van die beoordeling kan ons gerechtvaardigd belang of een andere toepasselijke grondslag gelden. Wij nemen niet aan dat een uitzondering op de informatieplicht automatisch geldt.

Hosting, beveiliging en websiteanalyse

Vercel verzorgt de hosting en kan technische verzoek- en beveiligingsgegevens verwerken om de website te leveren en te beschermen. Voor een bereikbare en veilige website gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang. Met Vercel Web Analytics meten wij alleen paginaweergaven op bekende openbare Engelse en Nederlandse pagina's om de navigatie en inhoud van de website te verbeteren. Onze websitecode verwijdert queryparameters en fragmenten uit de pagina-URL die zij als Analytics-gebeurtenis doorstuurt en verstuurt geen formulierwaarden als Analytics-gebeurtenissen. Volgens Vercel kunnen statistische gegevens onder meer het tijdstip, het paginapad, de verwijzende website, de globale locatie en browser- en apparaatgegevens omvatten. Bij ontvangst van een verzoek kan Vercel ook verbindingsgegevens zoals een IP-adres verwerken. Vercel beschrijft een bezoekerhash op basis van het inkomende verzoek die één dag geldig is, zonder cookies van derden voor Analytics. Wij gebruiken deze meting niet voor advertenties of individuele bezoekersprofielen. Voor deze beperkte meting gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang om het gebruik van de website te begrijpen en te verbeteren. U kunt verdere Analytics-meting in deze browser hieronder uitschakelen of bezwaar maken via contact@meloncactus.com. De instelling bewaart alleen een aan/uit-voorkeur in de lokale browseropslag van deze website, zonder bezoekers-ID. De keuze geldt alleen in deze browser en kan verdwijnen als u de browsergegevens wist. Als de voorkeur niet betrouwbaar gelezen of bewaard kan worden, blijft Analytics uit zolang deze pagina open is; de keuze blijft mogelijk niet behouden na herladen. Controleer daarom de getoonde status. Eerdere geaggregeerde statistieken zijn niet op naam doorzoekbaar; wij beloven niet dat een eerder bezoek afzonderlijk kan worden teruggevonden of verwijderd. Volgens Vercel vervalt een bezoekerssessie na 24 uur. Dat betekent niet dat alle Analytics- of hostinggegevens dan zijn verwijderd.

Ontvangers en verwerking buiten Europa

Resend bezorgt formulieraanvragen in onze zakelijke mailbox, die door OVHcloud via Zimbra wordt geleverd; Outlook is de e-mailclient. Vercel verzorgt hosting en websiteanalyse. Onderzoekswerkbestanden en rapporten staan momenteel lokaal op onze computer. Wij delen gegevens met dienstverleners voor zover nodig voor deze doelen en, bij een opdracht, met de opdrachtgever of andere afgesproken ontvangers. Een deel van de verwerking vindt buiten de Europese Economische Ruimte plaats: Resend bewaart bijvoorbeeld e-mailinhoud en afleverlogs in de Verenigde Staten. Wij beloven geen opslag uitsluitend binnen de EER. De gepubliceerde verwerkersovereenkomst van Resend beschrijft wanneer zij bindend wordt en bevat EU-modelcontractbepalingen voor toepasselijke doorgiften; Resend beschrijft ook deelname aan het EU–VS Data Privacy Framework. De verwerkersovereenkomst voor Vercel Pro neemt EU-modelcontractbepalingen op voor doorgiften waarvoor die nodig zijn. Dit zijn leveranciersspecifieke waarborgen, geen garantie dat alle verwerking in Europa plaatsvindt. U kunt via contact@meloncactus.com meer informatie vragen over de waarborgen die voor uw gegevens relevant zijn.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden en de correspondentie daarover bewaren wij in onze actieve zakelijke mailbox en eigen werkbestanden tot maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, en korter wanneer opvolging niet meer nodig is. Wordt een aanvraag een opdracht, dan geldt voor de verdere niet-fiscale opdrachtcorrespondentie een afzonderlijke termijn: vanaf de schriftelijke opdrachtbevestiging tot uiterlijk 24 maanden na definitieve oplevering, of korter wanneer overdracht en eventuele correcties zijn afgerond. Onderzoekswerkbestanden bewaren wij tot maximaal 24 maanden na definitieve oplevering, en korter wanneer wij ze niet meer nodig hebben. Voor het definitieve rapport geldt vanaf de definitieve oplevering eveneens een maximum van 24 maanden, of korter wanneer de noodzaak voor correcties of contractuele afwikkeling eerder eindigt. Voor zover een concrete juridische aanspraak of wettelijke plicht langere bewaring vereist, beperken wij die tot de relevante stukken en herbeoordelen wij deze zodra de aanspraak of plicht eindigt. Opdrachtbevestigingen, facturen en andere noodzakelijke basisgegevens voor de financiële administratie bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke termijn, in Nederland doorgaans zeven jaar nadat een gegeven zijn actuele administratieve waarde verliest; dit maakt niet het hele onderzoeksdossier tot fiscale administratie. Deze termijnen voor onze actieve kopieën garanderen niet dat kopieën of beveiligingsgegevens bij leveranciers op hetzelfde moment verdwijnen. Daarvoor kunnen andere verwijderprocessen, back-upcycli en wettelijke uitzonderingen gelden. Resend beschrijft voor zijn Free-, Pro- en Scale-abonnementen een reguliere termijn van 30 dagen voor e-mailinhoud en afleverlogs; die termijn ziet niet op onze zakelijke mailbox. Volgens Vercel vervalt een Analytics-bezoekerssessie na 24 uur. Dat is geen algemene verwijdertermijn voor ruwe verzoekgegevens, geaggregeerde statistieken of hostinggegevens; ook het rapportagevenster in het dashboard is geen verwijdergarantie.

Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking en bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Gegevensoverdraagbaarheid geldt waar de wettelijke voorwaarden zijn vervuld. Als wij voor een specifieke verwerking ooit toestemming gebruiken, kunt u die intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Mail ons uw verzoek; wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om uw identiteit vast te stellen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan bij wezenlijke veranderingen in onze verwerking en vermelden de wijzigingsdatum hierboven. Waar nodig maken wij belangrijke wijzigingen via een passend kanaal bekend.